Por isso, é importante saber como fazer uma boa gestão de cobrança — um elemento fundamental para o sucesso financeiro da empresa. Isso porque receber as faturas em dia não só melhora o fluxo de caixa, mas também evita as perdas causadas pela inadimplência.

Confira, neste artigo, 8 formas de otimizar a gestão de cobrança de uma empresa e aumente as chances de o seu negócio superar desafios financeiros.

Aproveite a leitura!

1. Defina as estratégias de comunicação com antecedência

Para uma gestão de cobrança eficiente, é fundamental ter uma comunicação eficaz. Diante disso, defina com antecedência as estratégias de comunicação que serão usadas. Elas devem ser claras e flexíveis, de modo que possam se adequar às diferentes situações e perfis de clientes.

Tenha em mente que a transparência é a base dessa comunicação. Logo, é importante ser direto e assertivo ao abordar assuntos financeiros. Desse modo, fica mais fácil estabelecer uma fundação sólida para a construção de relacionamentos duradouros com os clientes.

2. Busque o canal de comunicação mais adequado

Uma forma de otimizar a cobrança na sua empresa é respeitar as preferências dos clientes em relação ao canal de comunicação. Vale pensar que nem todas as pessoas se sentem confortáveis ou têm disponibilidade para atender chamadas telefônicas, especialmente quando estão trabalhando.

Nesse contexto, considerar o envio de e-mails e mensagens de texto por SMS ou WhatsApp pode ser menos invasivo e mais eficiente. Ao identificar e utilizar o canal mais adequado para cada cliente, as chances de recebimento pelos serviços prestados tendem a ser maiores.

3. Entre em contato com o cliente antes do vencimento

Para garantir uma cobrança eficiente e evitar atrasos nos pagamentos, é importante se comunicar com o cliente antes do prazo de vencimento do débito. Dessa forma, você demonstra interesse e proatividade, auxiliando o consumidor a manter uma vida financeira organizada.

Destaca-se que não é raro o cliente realizar uma compra a prazo e esquecer de pagar um boleto ou uma fatura ao longo do parcelamento. Ao contatá-lo antes do vencimento, é possível evitar o não pagamento por esquecimento ou desorganização, por exemplo.

4. Esteja aberto a negociação

Outra dica que pode contribuir na gestão de cobrança é estar aberto a negociações. Nesse sentido, procure compreender a situação do cliente e esteja disposto a negociar acordos que sejam proveitosos para os dois lados.

Explique que a sua empresa está disposta a negociar o valor da dívida e ofereça alternativas de pagamento, como parcelamento ou desconto. Com isso, você aumenta as chances de receber o montante devido e ainda mantém um bom relacionamento com o cliente.

5. Diversifique os meios de pagamento

O oferecimento de diferentes meios de pagamento é outra maneira de aumentar as chances de receber dos seus clientes. Além dos métodos tradicionais, como boleto, cartão e cheque, explore soluções online e outras formas inovadoras que facilitam a quitação de dívidas.

Por exemplo, você pode oferecer a quitação via aplicativo, QR code, PIX ou link de pagamento. Assim, você demonstra flexibilidade e atenção às necessidades específicas de cada cliente. Essa também pode ser a oportunidade de oferecer descontos para o pagamento à vista, por exemplo.

6. Evite abusos na abordagem de cobrança

Ao realizar a abordagem de cobrança, tenha cuidado para não cometer abusos que possam comprometer o vínculo com o cliente. Evite utilizar palavras ou tom de voz que possam ofender, intimidar ou constranger o devedor.

A ideia é ser firme, mas também demonstrar empatia, reconhecendo que cada cliente tem uma situação particular. Portanto, busque um equilíbrio entre a assertividade e a compreensão, mostrando que a sua empresa está disposta a negociar e a ajudar o cliente a resolver o problema.

7. Conte com ferramentas tecnológicas de gestão de cobrança

Para melhorar a eficiência na gestão de cobrança, é essencial contar com ferramentas tecnológicas que facilitem e agilizem os procedimentos envolvidos. Assim, é possível automatizar processos como enviar lembretes, emitir boletos, negociar dívidas e registrar o histórico de pagamentos.

No mercado, existem diversos softwares e aplicativos que permitem rastrear pagamentos e gerar relatórios que ajudam a identificar os perfis e comportamentos dos clientes. Entre eles, destacam-se ferramentas como:

• Billing: automatiza os processos de faturamento, emissão de boletos, envio de lembretes e negociação de dívidas;
• ECM (Enterprise Content Management): possibilita a organização e armazenamento de dados e documentos da sua empresa e dos seus clientes;
• BPMS (Business Process Management Suite): permite gerenciar os fluxos de trabalho da sua empresa, como a aprovação de crédito dos clientes;
• CRM (Customer Relationship Management): registra e acompanha todas as interações com clientes, parceiros e fornecedores.

Com a utilização dessas tecnologias, fica mais fácil ajustar as estratégias de cobrança de acordo com as suas necessidades e preferências.

8. Considere a antecipação de recebíveis

Caso você não queria se preocupar com cobranças ou problemas relacionados à inadimplência, vale considerar a antecipação de recebíveis. Trata-se de uma solução oferecida pela North, permitindo que a sua empresa receba o valor de vendas realizadas a prazo, antes do vencimento.

Funciona do seguinte modo: a sua companhia vende os recebíveis para a North e recebe os valores devidos na hora, com um pequeno deságio. Nesse contexto, ela se torna a credora da dívida, ficando responsável pela sua cobrança e eventuais prejuízos com a inadimplência.

Vale saber que ter acesso imediato a recursos financeiros pode trazer diversos benefícios para o seu negócio. Por exemplo, aumento do capital de giro, redução da dependência de empréstimos, possibilidade de aproveitar oportunidades de negócio que surgem, bem como planejar melhor os investimentos.

Agora que você aprendeu 8 maneiras de otimizar a gestão de cobrança da sua empresa, quais delas serão adotadas na sua organização? Vale lembrar que o interessado em não ter mais problemas com cobranças e inadimplência pode contar com a antecipação de recebíveis.

Você quer saber mais detalhes sobre a antecipação de recebíveis? Entre em contato com o nosso time!

Essa é uma questão relevante para as empresas, que devem buscar a inadimplência zero para otimizar as finanças. Afinal, se os clientes não pagam suas compras, o negócio tem menor fluxo de caixa e pode acabar enfrentando dificuldades para manter o funcionamento.

Quer conferir 6 dicas para diminuir ou zerar a inadimplência na empresa? Continue a leitura!

Quais problemas a inadimplência pode causar?

Antes de conhecer dicas para chegar à inadimplência zero, vale a pena entender quais problemas essa questão pode causar. Como você viu, a saúde financeira do negócio depende do pagamento em dia por parte dos clientes.

Toda empresa se planeja para vender o suficiente para pagar seus custos e ter uma margem de lucro que traga resultados positivos. Se as vendas acontecem, mas a quitação dos valores não é feita, o planejamento inteiro é prejudicado.

Em situações simples, a inadimplência pode trazer problemas como pequenos prejuízos ou atrasos na quitação de obrigações. Mas, quando a situação se agrava, os impactos são maiores. Um deles é o desequilíbrio no fluxo de caixa — que representa as saídas e entradas de dinheiro.

No médio e longo prazo, a inadimplência pode fazer com que a empresa gaste mais pagando as contas do que recebe com as vendas. A previsibilidade do caixa também fica prejudicada pelo endividamento dos clientes. Logo, a empresa não consegue se planejar corretamente. 

Esse cenário pode trazer efeitos negativos na liquidez. Na prática, o negócio não terá acesso a dinheiro disponível rapidamente para realizar os planos de melhorias ou expansão. Ademais, a capacidade de investir na empresa fica prejudicada.

Mais uma consequência de não ter inadimplência zero é precisar fazer gastos extras para realizar cobranças com os clientes. Por fim, se o problema não for resolvido, a empresa pode ficar inadimplente com os próprios fornecedores e até ir à falência.

6 Dicas para chegar à inadimplência zero

Você acabou de ver como a inadimplência é um assunto sério para empreendedores e gestores. Isso significa que é preciso ficar atento para evitar e resolver a questão.

Confira 6 dicas que ajudam a alcançar a inadimplência zero!

1. Utilize serviços de análise de crédito

Uma das melhores formas de evitar a inadimplência é fazer uma avaliação completa do consumidor antes de conceder crédito. Isso porque clientes que não tenham um histórico positivo apresentam mais risco de não quitar suas contas.

Assim, pode não ser indicado oferecer crédito e prazo para esses consumidores. Portanto, a dica é utilizar serviços de análise de crédito e pesquisar sobre o perfil de cada cliente para ter mais informações no momento de tomar decisões.

2. Crie uma boa régua de cobrança

A empresa não precisa esperar a inadimplência acontecer para cobrar os clientes. A régua de cobrança é uma ferramenta que ajuda a organizar a relação com os consumidores e aumentar a chance de eles manterem os pagamentos em dia.

Ela é criada de acordo com os processos da empresa e o perfil dos clientes. Aqui, uma dica é incluir lembretes de pagamento para o cliente antes de a conta vender. Isso ajuda a evitar a inadimplência, que muitas vezes pode decorrer de esquecimento sobre os prazos. 

Além disso, a régua ajuda a cobrar os clientes de maneira sistemática e otimizada, personalizando as etapas conforme as necessidades do negócio. Inclusive, é possível ter uma régua geral na empresa ou usar etapas e cobranças diferentes para cada grupo de clientes.

3. Cobre clientes devedores

A régua de cobrança tem relação com outra dica fundamental para chegar à inadimplência zero: cobrar os clientes devedores. Não ter controle sobre quais consumidores estão com o pagamento atrasado amplia os riscos da empresa.

Afinal, a falta de acompanhamento impede que o negócio mapeie o problema e busque soluções. Por isso, é imprescindível estruturar um processo de identificação e de cobrança dos inadimplentes para adotar práticas voltadas à recuperação dos recebíveis.

Além de reconhecer a relevância de cobrar os clientes devedores, a empresa deve ter uma estrutura adequada para fazer isso. Para ajudar, você pode contar com parcerias que ofereçam esse serviço de maneira especializada. 

Um contato adequado é aquele que consegue garantir o pagamento e ainda manter a boa relação com o consumidor, para que ele continue parceiro da empresa. Uma dica nesse sentido é utilizar os canais mais confortáveis para cada consumidor (como telefone, e-mail, mensagem de texto, etc.).

4. Incentive os pagamentos à vista

A inadimplência também pode ser evitada ao reduzir as vendas a prazo. Portanto, vale a pena incentivar a quitação da conta à vista ao negociar com o cliente. Dessa maneira, o dinheiro entra no fluxo do negócio todo de uma vez e não é necessário acompanhar pagamentos parcelados. 

Uma das estratégias para incentivar a compra à vista é oferecer diversos meios de pagamento, como transferência bancária, pagamento digital e Pix. Outra possibilidade válida é dar descontos para essas modalidades de quitação. 

A prática também pode ser adaptada para os pagamentos parcelados. Aqui, é possível incentivar a quitação em dia ao oferecer descontos para pagamento antecipado, pontos, cashback e outras vantagens, por exemplo.

5. Acompanhe o risco de inadimplência 

O risco de inadimplência está ligado à probabilidade de que os seus clientes atrasem o pagamento das compras. Dessa forma, acompanhar esse indicador é indispensável para pensar nas melhores estratégias e driblar o problema.

Uma maneira de ficar ciente do risco é calcular o índice de inadimplência atual. A fórmula é a seguinte:

Taxa de Inadimplência (TI) = Pagamentos Pendentes entre 90 a 180 dias (T90) ÷ Total a ser Recebido (TT)

6. Otimize a gestão financeira

A última dica para conquistar a inadimplência zero nas empresas é organizar de modo mais eficiente a gestão financeira. Ao utilizar a tecnologia e otimizar os processos, por exemplo, fica mais fácil ter dados confiáveis e tomar melhores decisões para o negócio.

Além disso, é possível adotar práticas como a antecipação de recebíveis. Assim, você recebe à vista os valores que entrariam no caixa apenas no futuro, com um pequeno deságio. Dessa maneira, também será mais fácil manter a organização do fluxo de caixa. 

Gostou de saber como chegar à inadimplência zero na empresa? Com as 6 dicas deste conteúdo, é possível ter melhores resultados e garantir que o negócio possa contar com o dinheiro conquistado nas vendas!

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