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Régua de cobrança: como funciona, importância e como montar a sua!

Régua de cobrança: como funciona, importância e como montar a sua!

Muitas empresas de diferentes portes e setores de atuação precisam lidar com clientes inadimplentes. Por essa razão, é essencial conhecer algumas estratégias eficientes para solucionar esse cenário, como a régua de cobrança.

Com essa ferramenta, é possível manter os clientes atentos em relação ao prazo de vencimento e adotar soluções eficazes para reduzir o número de inadimplentes. Contudo, para ter sucesso na abordagem, é fundamental saber como criar e implementar a ferramenta no negócio.

Ao ler este artigo, você entenderá o conceito de régua de cobrança, como o recurso funciona e como estabelecê-lo na empresa.

Acompanhe!

O que é uma régua de cobrança?

Uma régua de cobrança consiste em uma ferramenta para documentar os pagamentos em atraso de clientes. Assim, ela é uma estratégia que define os passos a serem seguidos, os prazos e a comunicação a ser realizada com os inadimplentes.

O principal objetivo da régua de cobrança é melhorar a eficácia na recuperação de dívidas, minimizar a inadimplência e manter um bom relacionamento com os devedores. Ela pode ser usada em diferentes setores, como instituições financeiras, empresas, varejo e outros.

A ferramenta ainda possibilita dividir os clientes em grupos para que eles possam receber um comunicado alinhado ao histórico e perfil de cada um. 

Como esse recurso funciona?

Após entender o que é uma régua de cobrança, chegou o momento de saber como esse recurso funciona na prática. De modo geral, ele atua como uma linha do tempo de atividades, incluindo notificações de cobrança, pagamento do boleto ou cancelamento do serviço.

Nesse sentido, a empresa cria um plano detalhado que descreve as diversas etapas da régua de cobrança. Isso inclui a determinação de quando e como as mensagens serão enviadas, os prazos a serem seguidos e as ações realizadas em cada etapa.

Depois, a empresa identifica os clientes inadimplentes por meio de relatórios de contas a receber, sistema de gestão financeira ou a partir de outras informações. Antes do vencimento da dívida, é necessário entrar em contato com a pessoa.

Algumas estratégias utilizadas são e-mails, mensagens ou ligações da equipe responsável. Para ser mais eficiente, é interessante personalizar o atendimento de acordo com as características dos clientes.

Caso o atraso se prolongue, as mensagens de cobrança podem se tornar mais diretas. Em muitos casos, as empresas emitem notificações formais, fazem ligações telefônicas e enviam e-mails abordando a situação, em busca de soluções para receber o montante.

Qual é a importância da régua de cobrança?

A régua de cobrança desempenha um papel relevante na operação financeira da empresa, evitando que o fluxo de caixa fique comprometido. 

Veja outras vantagens de contar com essa ferramenta no negócio!

Recuperação de dívidas

Uma das funções da régua de cobrança é recuperar dívidas em atraso. Assim, ela fornece uma estrutura organizada para acompanhar e lembrar os clientes sobre as suas obrigações financeiras. Como resultado, há chances maiores de receber os pagamentos atrasados.

Facilidade no recebimento

Com o mapeamento do processo de cobrança, você pode enviar mensagens aos clientes no momento certo. Dessa maneira, eles estarão atentos à data de vencimento, o que facilita o recebimento das faturas em aberto.

Otimização do processo

Ao utilizar a régua de cobrança, a empresa pode otimizar o seu processo de cobrança. Nesse caso, ela ajuda a entender quais são as melhores abordagens e quais ações devem ser revistas para receber boa parte das dívidas que estão em atraso ou para vencer.

Como montar uma régua de cobrança?

Para aproveitar todas as vantagens que a régua de cobrança oferece, é crucial saber o que fazer para montá-la. Portanto, vale a pena conhecer algumas dicas que facilitam o processo.

Acompanhe!

Veja as informações dos clientes

A primeira dica para montar a régua de cobrança é manter os dados dos clientes atualizados e determinar a melhor maneira de estabelecer a comunicação com eles. Para isso, é fundamental colher as informações com o auxílio de ferramentas de automação, como sistemas integrados.

É válido destacar que qualquer informação que possa ampliar o entendimento sobre o cliente é valiosa para o departamento de cobrança. Ademais, outras áreas da empresa também podem se beneficiar desses dados, seja para conduzir novas vendas ou desenvolver ações de marketing.

Defina as características de contato

Após conferir as informações dos clientes, a equipe financeira deve estabelecer as medidas a serem adotadas para efetuar as cobranças. Geralmente, os negócios optam por entrar em contato antes, no dia e depois do vencimento da fatura.

Alguns critérios utilizados pela régua de cobrança são:

  • meio de comunicação escolhido, como e-mail, telefone e outros;
  • datas em que o contato será efetuado;
  • número de contatos feitos.

Antes do vencimento, é comum que os contatos sejam mais espaçados. Porém, após essa data, eles podem se tornar mais frequentes, com propostas de negociação, protesto do título e, até mesmo, cobranças judiciais.

Desenvolva métricas e ações

Outro passo para montar a sua régua de cobrança inclui o estabelecimento de métricas. Nesse caso, todos os aspectos podem ser quantificados — seja o número de cliques em um e-mail ou o investimento feito pela empresa para recuperar determinado valor.

Nesse sentido, é essencial definir quais métricas o negócio pretende acompanhar. A verificação periódica dos dados permite identificar o que tem sido mais efetivo, de modo a priorizar as ações que mais ajudam a recuperar valores.

Conte com o auxílio de um software de gestão financeira

A transformação digital está alterando o perfil dos clientes e ampliando as oportunidades para cobranças ainda mais eficientes. Para aproveitar esse cenário e facilitar o processo, você pode ter o auxílio de um software de gestão financeira.

Ademais, a ferramenta permite criar uma régua de cobrança automatizada. Logo, é mais fácil diminuir os erros gerados pela cobrança manual, melhorar os serviços prestados aos clientes e reduzir os custos operacionais.

Com as dicas apresentadas ao longo do post, você adquiriu um bom conhecimento sobre como montar uma régua de cobrança para a empresa. Ao adotar essa solução na rotina do negócio, fica mais fácil reduzir os números de inadimplentes, de modo a trazer benefícios para a companhia.

Gostou do conteúdo e quer aprofundar o seu aprendizado? Então confira 5 formas de melhorar as habilidades de gestão financeira na empresa!

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