Quando uma empresa se depara com a inadimplência dos clientes, a gestão fica prejudicada. Afinal, esses atrasos podem prejudicar a organização financeira do negócio e, até mesmo, a sua continuidade.
Por isso, é importante saber como fazer uma boa gestão de cobrança — um elemento fundamental para o sucesso financeiro da empresa. Isso porque receber as faturas em dia não só melhora o fluxo de caixa, mas também evita as perdas causadas pela inadimplência.
Confira, neste artigo, 8 formas de otimizar a gestão de cobrança de uma empresa e aumente as chances de o seu negócio superar desafios financeiros.
Aproveite a leitura!
1. Defina as estratégias de comunicação com antecedência
Para uma gestão de cobrança eficiente, é fundamental ter uma comunicação eficaz. Diante disso, defina com antecedência as estratégias de comunicação que serão usadas. Elas devem ser claras e flexíveis, de modo que possam se adequar às diferentes situações e perfis de clientes.
Tenha em mente que a transparência é a base dessa comunicação. Logo, é importante ser direto e assertivo ao abordar assuntos financeiros. Desse modo, fica mais fácil estabelecer uma fundação sólida para a construção de relacionamentos duradouros com os clientes.
2. Busque o canal de comunicação mais adequado
Uma forma de otimizar a cobrança na sua empresa é respeitar as preferências dos clientes em relação ao canal de comunicação. Vale pensar que nem todas as pessoas se sentem confortáveis ou têm disponibilidade para atender chamadas telefônicas, especialmente quando estão trabalhando.
Nesse contexto, considerar o envio de e-mails e mensagens de texto por SMS ou WhatsApp pode ser menos invasivo e mais eficiente. Ao identificar e utilizar o canal mais adequado para cada cliente, as chances de recebimento pelos serviços prestados tendem a ser maiores.
3. Entre em contato com o cliente antes do vencimento
Para garantir uma cobrança eficiente e evitar atrasos nos pagamentos, é importante se comunicar com o cliente antes do prazo de vencimento do débito. Dessa forma, você demonstra interesse e proatividade, auxiliando o consumidor a manter uma vida financeira organizada.
Destaca-se que não é raro o cliente realizar uma compra a prazo e esquecer de pagar um boleto ou uma fatura ao longo do parcelamento. Ao contatá-lo antes do vencimento, é possível evitar o não pagamento por esquecimento ou desorganização, por exemplo.
4. Esteja aberto a negociação
Outra dica que pode contribuir na gestão de cobrança é estar aberto a negociações. Nesse sentido, procure compreender a situação do cliente e esteja disposto a negociar acordos que sejam proveitosos para os dois lados.
Explique que a sua empresa está disposta a negociar o valor da dívida e ofereça alternativas de pagamento, como parcelamento ou desconto. Com isso, você aumenta as chances de receber o montante devido e ainda mantém um bom relacionamento com o cliente.
5. Diversifique os meios de pagamento
O oferecimento de diferentes meios de pagamento é outra maneira de aumentar as chances de receber dos seus clientes. Além dos métodos tradicionais, como boleto, cartão e cheque, explore soluções online e outras formas inovadoras que facilitam a quitação de dívidas.
Por exemplo, você pode oferecer a quitação via aplicativo, QR code, PIX ou link de pagamento. Assim, você demonstra flexibilidade e atenção às necessidades específicas de cada cliente. Essa também pode ser a oportunidade de oferecer descontos para o pagamento à vista, por exemplo.
6. Evite abusos na abordagem de cobrança
Ao realizar a abordagem de cobrança, tenha cuidado para não cometer abusos que possam comprometer o vínculo com o cliente. Evite utilizar palavras ou tom de voz que possam ofender, intimidar ou constranger o devedor.
A ideia é ser firme, mas também demonstrar empatia, reconhecendo que cada cliente tem uma situação particular. Portanto, busque um equilíbrio entre a assertividade e a compreensão, mostrando que a sua empresa está disposta a negociar e a ajudar o cliente a resolver o problema.
7. Conte com ferramentas tecnológicas de gestão de cobrança
Para melhorar a eficiência na gestão de cobrança, é essencial contar com ferramentas tecnológicas que facilitem e agilizem os procedimentos envolvidos. Assim, é possível automatizar processos como enviar lembretes, emitir boletos, negociar dívidas e registrar o histórico de pagamentos.
No mercado, existem diversos softwares e aplicativos que permitem rastrear pagamentos e gerar relatórios que ajudam a identificar os perfis e comportamentos dos clientes. Entre eles, destacam-se ferramentas como:
- Billing: automatiza os processos de faturamento, emissão de boletos, envio de lembretes e negociação de dívidas;
- ECM (Enterprise Content Management): possibilita a organização e armazenamento de dados e documentos da sua empresa e dos seus clientes;
- BPMS (Business Process Management Suite): permite gerenciar os fluxos de trabalho da sua empresa, como a aprovação de crédito dos clientes;
- CRM (Customer Relationship Management): registra e acompanha todas as interações com clientes, parceiros e fornecedores.
Com a utilização dessas tecnologias, fica mais fácil ajustar as estratégias de cobrança de acordo com as suas necessidades e preferências.
8. Considere a antecipação de recebíveis
Caso você não queria se preocupar com cobranças ou problemas relacionados à inadimplência, vale considerar a antecipação de recebíveis. Trata-se de uma solução oferecida pela North, permitindo que a sua empresa receba o valor de vendas realizadas a prazo, antes do vencimento.
Funciona do seguinte modo: a sua companhia vende os recebíveis para a North e recebe os valores devidos na hora, com um pequeno deságio. Nesse contexto, ela se torna a credora da dívida, ficando responsável pela sua cobrança e eventuais prejuízos com a inadimplência.
Vale saber que ter acesso imediato a recursos financeiros pode trazer diversos benefícios para o seu negócio. Por exemplo, aumento do capital de giro, redução da dependência de empréstimos, possibilidade de aproveitar oportunidades de negócio que surgem, bem como planejar melhor os investimentos.
Agora que você aprendeu 8 maneiras de otimizar a gestão de cobrança da sua empresa, quais delas serão adotadas na sua organização? Vale lembrar que o interessado em não ter mais problemas com cobranças e inadimplência pode contar com a antecipação de recebíveis.
Você quer saber mais detalhes sobre a antecipação de recebíveis? Entre em contato com o nosso time!
